Briefe mit Hilfe der KI schreiben. Schritt für Schritt.

Warum ich KI beim Schreiben von Briefen nutze

Im Alltag gibt es immer wieder Situationen, in denen ein gut formulierter Brief wichtig ist. Oft war es so, dass ich lange vor solchen Briefen gesessen habe und überlegt, wie und was ich schreibe. Das ist nun vorbei. Ich nutze einfach einen Chatbot und beschreibe mein Anliegen, nenne das gewünschte Ziel und lasse mir den ersten Entwurf erstellen.

Je nach Situation kann der Brief freundlich, sachlich oder auch etwas bestimmter formuliert werden. All das solltest du in deinem Prompt der KI mitteilen.

Wichtig ist für mich dabei immer: Die KI liefert nur einen Entwurf. Alle Angaben und Fakten müssen überprüft werden. Wenn der Brief später verschickt wird, bin ich für den Inhalt verantwortlich und nicht die KI.

Bevor ich die KI nutze: Ziel und Rahmen klären

Bevor ich einen Chatbot um Hilfe bitte, nehme ich mir ein paar Minuten Zeit, um mein Anliegen zu sortieren. Aus meiner Erfahrung macht genau dieser Schritt oft den Unterschied zwischen einem mittelmäßigen und einem wirklich brauchbaren Ergebnis.

Das Ziel nennen: Zunächst überlege ich mir, was ich eigentlich erreichen möchte. Möchte ich eine Antwort erhalten? Geht es um eine Rückerstattung, eine Terminvereinbarung oder eine Beschwerde? Je klarer mein Ziel ist, desto besser kann die KI den Brief formulieren.

Der Stil: Außerdem denke ich darüber nach, wer den Brief lesen wird. Ein Schreiben an eine Behörde klingt anders als eine Nachricht an einen Vermieter oder eine Anfrage an ein Unternehmen. Der Empfänger hat großen Einfluss auf den späteren Stil.

Tonalität: Auch den gewünschten Ton lege ich möglichst früh fest. In vielen Fällen reicht ein sachlicher und freundlicher Stil aus. Manchmal ist aber auch eine etwas formellere oder deutlichere Formulierung sinnvoll. Wenn ich diese Vorgaben direkt im Prompt nenne, erhalte ich meist bessere Ergebnisse.

Fakten und Informationen: Bevor ich die eigentliche Anfrage an die KI stelle, sammle ich alle wichtigen Informationen. Persönliche Daten gebe ich dabei möglichst nicht direkt ein. Stattdessen arbeite ich häufig mit Platzhaltern wie „Kundennummer XYZ“ oder „Vertragsnummer ABC“. Die konkreten Daten ergänze ich erst später im fertigen Brief.

Bevor ich die KI um einen Brief bitte, gehe ich meist fünf Punkte (siehe Schaubild) durch. Dadurch stelle ich sicher, dass die KI genügend Informationen erhält und der spätere Entwurf zu meinem Anliegen passt.

Das Ziel klären und der Ki mitteilen

Dieser Schritt klingt selbstverständlich, wird aber oft unterschätzt. Wenn ich selbst nicht genau weiß, welches Ziel ich verfolge, kann die KI auch keinen passenden Brief formulieren. Deshalb versuche ich, mein Anliegen möglichst klar darzustellen.

Häufig will man zunächst das Problem beschreiben:

Das eigentliche Ziel steckt aber oft dahinter. Die wichtige Frage lautet:

Was soll der Empfänger nach dem Lesen meines Briefes tun? Möchte ich:

Erst wenn das Ziel klar ist, kann die KI einen passenden Brief formulieren.

Häufige Fehler

Aus meiner Erfahrung werden dabei oftmals die gleichen Fehler gemacht.

Was soll der Empfänger nach dem Lesen meines Briefes tun?

Oft konzentriert man sich zunächst auf das Problem. Man beschreibt ausführlich, was passiert ist und warum man unzufrieden sind. Das ist verständlich, hilft dem Empfänger aber nur bedingt weiter. Viel wichtiger ist die Frage, welche konkrete Reaktion du erwartest.

Möchtest du eine Rückerstattung erhalten? Soll ein Vertrag gekündigt werden? Erwartest du eine Antwort auf eine Frage oder eine Korrektur einer Rechnung?

Je genauer du das gewünschte Ergebnis formulierst, desto zielgerichteter kann die KI den Brief erstellen.

Aus meiner Erfahrung werden Briefe oft deutlich besser, wenn das gewünschte Ergebnis bereits vor dem Schreiben feststeht. Die KI kann dann nicht nur das Problem beschreiben, sondern den Brief gezielt auf das gewünschte Ziel ausrichten.

Den richtigen Ton für den KI-Brief wählen

Nachdem ich mein Ziel festgelegt habe, überlege ich mir als Nächstes, wie der Brief klingen soll. Der Ton hat großen Einfluss darauf, wie der Empfänger mein Anliegen wahrnimmt. Dabei gibt es nicht den einen richtigen Ton. Er sollte immer zur Situation und zum Empfänger passen.

Ein Schreiben an eine Behörde formuliere ich meist anders als eine Anfrage an einen Handwerksbetrieb oder eine Reklamation bei einem Online-Händler. Die KI kann den gewünschten Stil sehr gut umsetzen, wenn ich ihn bereits im Prompt vorgebe.

Welcher Ton passt zu meinem Anliegen?

In vielen Fällen ist ein sachlicher und freundlicher Ton die beste Wahl. Damit wirke ich höflich und beschreibe mein Anliegen klar und verständlich. Manchmal kann es aber auch sinnvoll sein, etwas bestimmter zu formulieren. Das gilt beispielsweise dann, wenn bereits mehrere Kontaktversuche erfolglos waren oder eine wichtige Frist eingehalten werden muss.

Typische Vorgaben für die KI sind:

Ein häufiger Fehler besteht darin, Ärger oder Enttäuschung direkt in den Brief zu übernehmen. Gerade wenn etwas schiefgelaufen ist, entstehen schnell Formulierungen, die eher emotional als zielführend sind.

Aus meiner Erfahrung erreicht man mit einem sachlichen und freundlichen Schreiben oft mehr als mit Vorwürfen oder Drohungen. Der Empfänger erkennt das Problem und kann sich auf die Lösung konzentrieren.

Persönliche Daten in KI-Prompts schützen und Platzhalter verwenden

Wenn ich einen Chatbot für die Formulierung eines Briefes nutze, achte ich darauf, möglichst keine persönlichen oder sensiblen Daten einzugeben. Stattdessen arbeite ich häufig mit Platzhaltern. Ein Platzhalter ersetzt Informationen, die für die Formulierung des Briefes nicht zwingend erforderlich sind. Die echten Daten ergänze ich später im fertigen Schreiben.

Warum ich Platzhalter verwende

Viele Briefe enthalten persönliche Informationen. Dazu gehören beispielsweise Namen, Adressen, Vertragsdaten oder Kundennummern. Auch wenn die meisten KI-Anwendungen Sicherheitsmaßnahmen bieten, frage ich mich immer: Muss die KI diese Information wirklich kennen? In den meisten Fällen lautet die Antwort: Nein.

Für die Formulierung eines Kündigungsschreibens spielt es keine Rolle, ob die Kundennummer „123789” oder „[KUNDENNUMMER]” lautet.

Wann echte Daten sinnvoll sein können

Manchmal benötigt die KI bestimmte Informationen, um einen Brief sinnvoll formulieren zu können. Dazu gehören beispielsweise Datumsangaben, Fristen oder Beträge. Auch hier lässt sich oft mit allgemeinen Angaben arbeiten.

Beispielsweise:

Diese Informationen helfen der KI beim Schreiben des Briefes, ohne unnötig viele persönliche Daten preiszugeben.

Informationen für den KI-Brief sammeln

Bevor ich die KI um einen Briefentwurf bitte, sammle ich alle wichtigen Informationen. Dieser Schritt wird oft unterschätzt, hat aber großen Einfluss auf die Qualität des Ergebnisses. Die KI kann nur mit den Informationen arbeiten, die ich ihr zur Verfügung stelle. Fehlen wichtige Angaben, entstehen schnell unvollständige oder ungenaue Briefe.

Bei einer Reklamation könnte das beispielsweise so aussehen:

Diese Stichpunkte reichen oft schon aus, damit die KI einen brauchbaren Entwurf erstellen kann.

Wie ein guter Prompt aussehen kann

Hier ein Beispiel für einen guten Prompt. Ich habe die oben beschriebenen Punkte berücksichtigt.

Der Prompt enthält bereits die wichtigsten Punkte:

Das Ergebnis des Schreibens kannst du dir ➥ hier anschauen.

Nutzt du die KI auch, um Briefe zu formulieren? Wie sehen deine Erfahrungen aus? Über einen Kommentar würde ich mich freuen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

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