So hilft dir ChatGPT bei Excel


Um dir die Arbeit mit Excel zu erleichtern, versuche einmal ChatGPT dafür einzusetzen.
Icon zum Thema: So hilft dir ChatGPT bei Excel

Noch bevor Microsoft die KI von ChatGPT in ihr Microsoft 365 integriert, kannst du diese schon nutzen. Sei es, um eine Tabelle zu erstellen, Formeln zu entwickeln oder gar Makros zu schreiben. Es gibt einige Dinge, die dir bei deiner Arbeit mit Excel helfen. Welche das sind, erfährst du gleich.

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Inhaltsverzeichnis

Tabelle erstellen | Excel-Formeln erstellen | Excel-Formeln prüfen | Excel-Formeln erklären | Makro erstellen | Fazit | Kommentare

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Eine Tabelle mit ChatGPT erstellen

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Zugegeben, eine Tabelle in Excel zu erstellen, ist einfach. Aber es gibt auch den Weg über ChatGPT. Dort beschreibst du, was du haben möchtest und ChatGPT erstellt dir die Tabelle.

Hier ein Beispiel. Folgenden Text habe ich genutzt: Erstelle eine Exceltabelle. Datum, Gegenstand, Ausgabe. Das soll ein Haushaltsbuch werden. Hier das Ergebnis:

ChatGPT Screenshot Haushaltsbuch.

Das sieht schon ganz gut aus. Du kannst die Tabelle einfach in Excel übertragen. Markiere die Tabelle, kopiere die Daten (Strg.+C, oder Cmd.+C) und füge Sie in Excel ein.

Hinweis: Das Format der Spalten kann beim Kopieren nicht übertragen werden. In diesem Fall haben wir ja ein Datumsformat und ein Währungsformat. Zum Glück erkennt Excel das meist automatisch.

▸ Eine Exceltabelle mit ChatGPT Data Analysis erstellen

Noch einfacher erstellst du die Tabelle mit den Data Analysis, ehemals Code Interpreter genannt oder in der deutschen Version Erweiterte Datenanalyse. Du bittest ChatGPT, dir diese als Excel-Datei zur Verfügung zu stellen. Nimm die Eingabeaufforderung und ergänze sie wie folgt: Stelle die Datei im Excel-Format zum Download zur Verfügung. Am Ende der Antwort bekommst du den Downloadlink. Datei herunterladen und fertig. Fast. Manchmal musst du noch etwas nachformatieren, z.B. wenn das Datum im amerikanischen Format übergeben wurde.

Wichtig ist, dass du die erweiterte Datenanalyse vorher aktiviert hast. Wie das geht, wie du das installierst und welche Möglichkeiten du noch hast, kannst du in ➥ meinem Artikel nachlesen.

Excel-Formeln mit ChatGPT erstellen

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Es gibt fast unendlich viele Formeln in Excel und es gibt bestimmt nur wenige Menschen, die sie alle kennen. Für alle anderen gibt es jetzt die Möglichkeit, ChatGPT zu fragen.

Fangen wir mit der Summenformel an. Die kennt bestimmt jeder, aber wir testen ChatGPT einmal. Hier mein Text: Wie kann ich die Summe aller Ausgaben errechnen?

Screenshot Summenbildung ChatGPT

Kopiere nun die Formel in die entsprechende Excel-Zelle.

Hinweis: Manchmal funktioniert die Formel nicht. Das liegt meist daran, dass ChatGPT die englische Formel beschreibt. Wenn das bei dir auftaucht, ist es am besten, du schaust z.B. bei Google nach, wie die deutsche Bezeichnung ist. Einfach als Suchbegriff eingeben: Wie lautet die deutsche Excelformel für ...

Versuchen wir nun eine etwas komplexere Formel. Hier mein ChatGPT-Anforderungstext: Mit welcher Funktion kann ich für jeden Monat die Summe dieser Tabelle errechnen? Die Antwort ist relativ lang und ich habe sie einmal gekürzt.

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Um für jeden Monat die Summe der Ausgaben zu berechnen, benötigst du die Funktion SUMMEWENN.
Erstelle eine neue Spalte neben der Spalte "Datum" und gib ihr den Namen Monat.
Füge folgende Formel in die erste Zelle der neuen Spalte ein und kopiere sie dann in alle folgenden Zellen nach unten: =MONAT(A2)
In einer weiteren Zelle kannst du nun die Summe der Ausgaben für einen bestimmten Monat berechnen. Die Formel hierfür lautet:
=SUMMEWENN(Monatsbereich; Monat; Ausgabenbereich)

Es gibt dazwischen noch einige hilfreiche Tipps und Ergänzungen. Aber du siehst, dass ChatGPT dir auch bei etwas komplexeren Sachverhalten in Excel helfen kann.

Was ich in Excel immer schwierig und umständlich finde, sind die Datumsberechnungen. Nehmen wir mal die Fragestellung, wie viel Tage sind es noch bis zum 31.12.

Screenshot ChatGPT Excel Formel

Danach folgt eine ausführliche Erklärung der Formel. Du siehst an der Formel, dass es wesentlich schneller geht, die Frage zu stellen, als die Formel in Excel zu erstellen.

Excel-Formeln mit ChatGPT prüfen

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Manchmal kommt es vor, dass ich eine Formel erstellt habe, aber anstatt das Ergebnis zu erhalten, erscheint eine Fehlermeldung oder das steht dort „#NAME?“. Was nun? Einfach mal ChatGPT fragen. In meinem Beispiel habe ich mir die Formel „Durchschnitt“ ausgedacht. Leider hat ChatGPT nicht erkannt, dass die richtige Formel „Mittelwert“ wäre. ChatGPT listet die möglichen Gründe für einen Fehler auf. Das hilft nur begrenzt weiter.

Neuer Versuch. Jetzt leugnet ChatGPT, dass es die Funktion in Excel gibt (MatrixzuText)

Mein Fazit: Zur Formelüberprüfung ist ChatGPT eher nicht geeignet. Aber du kannst es ja selbst einmal versuchen. Schreib in die Kommentare, ob du die gleichen Erfahrungen gemacht hast.

Excel-Formeln erklären lassen

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Wenn du eine Formel in einer Tabelle nicht verstehst, kannst du sie dir von ChatGPT erklären lassen. Hier ein Beispiel mit der Funktion „Mittelwert“. Meine Frage: „Kannst du mir folgende Excel-Formel erklären: =Mittelwert(A1:A10)“. Und hier die Antwort:

Screenshot ChatGPT

Fazit: Das klappt gut und die Erklärung ist ausreichend.

Ein Makro von ChatGPT erstellen lassen

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Mit dem Excel-Makro kannst du eine automatisierte Aufzeichnung von Aufgaben durchführen, die normalerweise manuell in Excel gemacht werden müssten. Das spart Zeit. Makros können für eine Vielzahl von Aufgaben verwendet werden, wie z.B. Datenanalyse, Berichterstellung, Formatierung oder Berechnung. Sie sind besonders nützlich, wenn du mit großen Datensätzen arbeitest und komplexe Analysen meistern willst.

Vorsicht: Beim Makro handelt sich hier um eine Programmierung. Wenn du die Makro-Programmierung nicht verstehst, könnte es sein, dass dort etwas ausgeführt wird, was du nicht möchtest.

Meine Aufgabe für ChatGPT ist, dass auf Knopfdruck in die ersten Zellen der Tabelle mein Namen und die Adresse erscheinen sollen. Hier der entsprechende Text: „Erstelle ein Excel-Makro, das eine Überschriftzeile erstellt mit Namen und Adresse“.

Screenshot ChatGPT

Fazit: Die Erklärung ist ausreichend und es funktioniert. Um das etwas professioneller zu machen, benötigt es noch ein wenig Nacharbeit und es ist ja nur ein einfaches Beispiel.

Fazit und Zusammenfassung

Icon Fazit

Bei einigen Dingen hat mir ChatGPT geholfen, bei anderen nicht. Es ist schwer zu sagen, ob ChatGPT grundsätzlich eine Hilfe bei den Excel-Funktionen sein wird. Meist hängt es davon ab, wie gut du mit Excel umgehen kannst und was du damit machen willst. Aber, wenn du nicht weiterkommst oder den Fehler suchst, kannst du ja auch mal ChatGPT fragen.

Hat ChatGPT bei Excel geholfen? Schreib es in die Kommentare, ich würde mich über deine Meinung freuen.

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